certyfikat GREEN KEY

Kadra menadżerska hotelu Amber zauważyła coraz większe zainteresowanie gości kwestiami związanymi z ekologią oraz zarządzaniem środowiskowym realizowanym w hotelu. Postanowiono, że w hotelu położony zostanie większy nacisk na działania związane ze zmniejszeniem negatywnego wpływu na środowisko naturalne. Kadra menadżerska hotelu stanęła przed koniecznością przedstawienia swojego ekologicznego nastawienia gościom i pracownikom. Cele, które mają być osiągnięte dzięki realizacji działań ekologicznych, to między innymi:

• zwiększenie lojalności klientów hotelu,
• zdobycie zainteresowania nowych klientów, dla których ważne jest podejście ekologiczne,
• realizowanie edukacji ekologicznej skierowanej dla pracowników i gości, dzięki której oprócz korzyści wizerunkowych możliwe będzie także zmniejszenie kosztów funkcjonowania obiektu m.in. poprzez zmniejszenie zużycia zasobów,
• wyróżnienie się na tle konkurencji, która nie dostrzega jeszcze korzyści wynikających z ekologicznego podejścia.

Podejmując działania ekologiczne właściciel hotelu poszukiwał prostego i jasnego przekazu dla swoich pracowników i gości, który jednoznacznie potwierdzałby działania Hotelu Amber realizowane dla środowiska naturalnego. W tym kontekście uwaga właściciela hotelu skupiła się na ekocertyfikatach, które w obiektywny sposób potwierdzają działania obiektów turystycznych w celu zmniejszenia ich oddziaływania na środowisko naturalne. Jednym z tego rodzaju certyfikatów jest międzynarodowy ekocertyfikat Green Key. Właściciel hotelu stwierdził, że międzynarodowa ranga certyfikatu pozwoli na skuteczniejszą promocję Hotelu Amber, a współpraca z pozarządową organizacją koordynującą program certyfikacji pozwoli na wiarygodną weryfikację kryteriów certyfikatu.
Kadra kierownicza upatrywała następujących korzyści z przystąpienia do certyfikacji:

• Przynależność do wiodącej międzynarodowej sieci obiektów wyróżnionych certyfikatem The Green Key.
• Green Key jest obecnie największym eko-certyfikatem na Świecie. Certyfikat ten otrzymało ponad 1800 obiektów w 36 krajach całego Świata.
• Zwiększenie liczby gości
• The Green Key pomaga gościom znaleźć nocleg w miejscach, które dbają o środowisko naturalne.
• Według badań 87% podróżujących gotowych jest wybierać miejsca/marki gwarantujące podróżowanie wg. zasad zrównoważonej turystyki. (źródło: www.tns-sofres.com)
• Oszczędności kosztów operacyjnych.
• Podnoszenie świadomości ekologicznej pracowników i gości pozwala na znaczną redukcję kosztów.
• Głównie są to koszty związane ze zużyciem energii elektrycznej, wody oraz innych zasobów
• Wsparcie i inspiracje
• Certyfikat Green Key jako jedyny międzynarodowy certyfikat posiada swoich koordynatorów w krajach uczestniczących w programie Green Key. Dzięki temu każdy hotel zainteresowany otrzymaniem certyfikatu może liczyć na pomoc, wsparcie i inspiracje bez istnienia bariery językowej, czy też komunikacyjnej.
• Informowanie gości i pracowników jak dbać o środowisko naturalne
• The Green Key pozwala oficjalnie pokazać oraz docenić wysiłki skierowane na ochronę środowiska naturalnego. Pozwala potwierdzić wkład do zrównoważonej turystyki poprzez przyznanie certyfikatu.
• Zarządzanie środowiskowe
  The Green Key daje możliwość poprawy zarządzania środowiskowego we wszystkich obszarach funkcjonowania obiektów.
• Jeszcze więcej gości dzięki aplikacji dla smartphon’ów
  Aplikacja na urzadzenia mobilne pozwala zidentyfikować hotel posiadający certyfikat Green Key, znaleźć do niego drogę i otrzymać informacje na temat szacunkowego czasu dojzadu.

Po bliższym zapoznaniu się z zasadami certyfikatu Green Key kadra zarządzająca hotelu Amber podjęła decyzję o przystąpieniu do certyfikacji. Pierwszym krokiem do otrzymania certyfikatu była weryfikacja kryteriów certyfikatu w odniesieniu do Hotelu Amber.

Pierwszą grupą kryteriów, które należy spełnić aby otrzymać certyfikat Green Key są kryteria z zakresu Zarządzania Środowiskowego (A).

A.1 Powołanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie środowiskowe
Powołanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie środowiskowe wydało się dla kierownictwa hotelu naturalnym rozwiązaniem, ponieważ chcąc rozwijać zarządzanie środowiskowe w hotelu należy także powołać osobę, która sprawowałaby nadzór nad tym obszarem działalności. Osoba ta może, aczkolwiek nie musi, należeć do kadry kierowniczej obiektu. Funkcja ta może łączyć się z pełnionymi już przez pracownika funkcjami, takimi jak: pełnomocnik systemu zarządzania jakością lub zarządzania środowiskowego, dyrektora technicznego lub pracownika działu HR. Do obowiązków tej osoby należałoby sprawowanie nadzoru nad spełnieniem kryteriów certyfikatu oraz nad rozwojem hotelu w kierunku zmniejszenia oddziaływania na środowisko naturalne.

A.2 Polityka środowiskowa
Kierownictwo Hotelu Amber nie spotkało się do tej pory z pojęciem polityki środowiskowej. Okazało się jednak, że jest to prosty, a zarazem przydatny dokument pomagający realizować zaplanowany kierunek działania hotelu. Polityka środowiskowa jest dokumentem mieszczącym się najczęściej na jednej stronie

A4. Określa działania i cele zarządzania środowiskowego, jako równoważne celom biznesowym organizacji.

Dokument ten może przyjąć formę deklaracji, w której zawarte może zostać zobowiązanie do zarządzania organizacją ze świadomością oddziaływania na środowisko naturalne. Polityka środowiskowa może być współtworzona przez zarząd oraz pracowników organizacji. Taki sposób działania integruje środowisko pracy wokół spraw zarządzania środowiskowego oraz eliminuje lukę informacyjną dotyczącą pracy nad dokumentem oraz fakt jego istnienia. Kierownictwo Hotelu Amber postanowiło zawrzeć politykę środowiskową na jednej stronie A4. Dokument ten oprawiony w antyramę zawieszono w recepcji. Opublikowano go także na stronie internetowej hotelu. Głównym przesłaniem polityki środowiskowej Hotelu Amber była deklaracja równoważnego traktowania celów środowiskowych i biznesowych firmy.

A.3. Planowanie działań
Dla kierownictwa Hotelu Amber wydawało się oczywiste, że zaangażowanie hotelu w działania środowiskowe powinno być planowane z odpowiednim wyprzedzeniem. Kierownictwo Hotelu Amber zdecydowało, że plan działań obejmował będzie okres 12 miesięcy oraz, że weryfikowany będzie etapami (co kwartał). Na pierwszy rok wdrażania zarządzania środowiskowego zaplanowano wymianę całego oświetlenia na energooszczędne, przeszkolenie całego zespołu pracowników z zagadnień ekologicznych oraz weryfikację możliwych oszczędności w zakresie zużywania zasobów, takich jak: energia elektryczna, woda oraz energia cieplna.

A.4 Dokumentacja dotycząca Green Key
Utrzymywanie dokumentacji dotyczącej certyfikatu Green Key było dla kierownictwa Hotelu Amber także oczywistym wymogiem. Zalecono, aby osoba odpowiedzialna za zarządzanie środowiskowe w hotelu założyła segregator opisany jako „Green Key”. Planowane do przechowywania w nim dokumenty to m.in.:

• raporty z przeglądów hotelu w odniesieniu do kryteriów Green Key,
• roczne plany dotyczące ekologii i zarządzania środowiskowego,
• analizy wykonania zakładanych działań z zakresu zarządzania środowiskowego,
• opisy i zdjęcia z akcji ekologicznych, w których brali udział nie tylko pracownicy hotelu, ale także goście oraz lokalna społeczność np. Sprzątanie Świata, Dzień Ziemi, Sadzenie Drzew itd.

A.5 Hotel powinien spełniać wymogi obowiązującego prawa
Kierownictwo Hotelu Amber podjęło decyzję o dobrowolnym przystąpieniu do ekocertyfikatu Green Key. Jednocześnie dla kierownictwa hotelu oczywistym był fakt, iż wszelkie obowiązujące wg prawa przepisy dotyczące hotelu powinny być spełnione. W związku z tym, dokonano przeglądu dokumentacji uzyskanej w wyniku przeprowadzonych w ostatnich dwóch latach kontroli. Skupiono się przede wszystkim na raportach z przeglądów otrzymanych od stacji sanitarno-epidemilogicznej, przeglądów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy i stanu technicznego budynku.

A.6. Coroczne potwierdzenie spełnienia kryteriów Green Key
Dla kierownictwa Hotelu Amber decyzja dotycząca wdrożenia zarządzania środowiskowego w hotelu ma charakter długoterminowy. Kierownictwo hotelu planuje w długim czasie budować markę Hotelu Amber poprzez działania środowiskowe i w ten sposób walczyć o klientów. Dla kierownictwa Hotelu Amber zrozumiałe jest, że aby utrzymywać i rozwijać swoją strategię zarządzania środowiskowego będą konieczne wizyty koordynatora programu Green Key w celu weryfikacji spełnienia kryteriów oraz określenia możliwości dalszego rozwoju. W związku z tym określono, że spotkania z koordynatorem programu Green Key odbywać się będą nie rzadziej niż jeden raz w roku. Podczas spotkań omawiane będą kryteria certyfikatu Green Key w odniesieniu do rozwiązań przyjętych w Hotelu Amber.

A.7. Położenie hotelu
W związku z podjętymi przez kierownictwo hotelu działaniami związanymi z ekologią naturalnym wydawało się, aby hotel nie był położony w miejscu, które jest uznane przez lokalne lub krajowe władze jako miejsce uciążliwe dla zdrowia. Hotel Amber nie jest zlokalizowany w takim miejscu, więc to kryterium także zostało spełnione.
Drugą grupą kryteriów certyfikatu Green Key są kryteria określone jako: Zaangażowanie pracowników (B). Kryteria te według kierownictwa hotelu pomogą także na usprawnienie komunikacji z pracownikami hotelu.

B.1. Spotkania z pracownikami
Kierownictwo Hotelu Amber przyjęło założenie, iż zarządzanie środowiskowe zostanie w hotelu wdrożone z sukcesem tylko wtedy, gdy zaangażowani zostaną pracownicy hotelu. Pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu było uświadamianie pracowników w zakresie planowanych działań związanych z zarządzaniem środowiskowym. Postanowiono, że podczas spotkań organizowanych z pracownikami raz na kwartał jednym z podejmowanych tematów będą działania związanie z zarządzaniem środowiskowym hotelu i planowanymi w związku z nim działaniami. Pozwoli to na bezpośrednią komunikację z pracownikami dotyczącą ważnych dla funkcjonowania hotelu tematów, do których zaliczono także kwestie ochrony środowiska naturalnego.

B.2. Spotkania z menadżerem ds. zarządzania środowiskowego
Kierownictwo Hotelu Amber określiło dodatkowy sposób komunikacji z pracownikami hotelu. Oprócz opisanych w punkcie B.1. spotkań kwartalnych organizowane będą jeden raz w miesiącu spotkania z menadżerem zarządzania środowiskowego. Omawiane podczas tych spotkań kwestie przekazywane będą następnie pracownikom. Spotkania menadżera ds. środowiskowych z pracownikami mają zapewnić, o tym, że pracownicy są na bieżąco informowani na temat podejmowanych wyzwań i bieżących wydarzeń z zakresu zarządzania środowiskowego.

B.3. Szkolenia menadżera ds. zarządzania środowiskowego
Osoba nadzorująca zarządzanie środowiskowe Hotelu Amber powinna podnosić swoje kompetencje w zakresie zagadnień dotyczących ochrony środowiska. Kierownictwo hotelu postanowiło uzupełnić planowane szkolenia dla pracowników o szkolenia z zakresu zarządzania środowiskowego oraz ochrony środowiska.

B.4. Świadomość pracowników dotyczących działań hotelu w zakresie zarządzania środowiskowego.
Świadomość pracowników hotelu będzie podnoszona podczas m.in. kwartalnych spotkań z kierownictwem hotelu oraz comiesięcznych spotkań z menadżerem ds. zarządzania środowiskowego. Kierownictwo hotelu rozważa także wprowadzenie gazetki ściennej, na której widoczne będą podejmowane akcje dotyczące ochrony środowiska.

Po przeanalizowaniu pierwszych dwóch grup kryteriów certyfikatu Green Key kierownictwo Hotelu Amber uznało je nie tylko za uzasadnione, ale także za pomocne w realizacji działań środowiskowych hotelu. Spełnienie pierwszej grupy kryteriów związanych z zarządzaniem środowiskowym pozwoliło na stworzenie podstaw systemu zarządzania środowiskowego. Druga grupa kryteriów skupionych wokół zaangażowania pracowników pozwoliła na określenie sposobów komunikacji systemu zarządzania środowiskowego wśród pracowników. Naturalnym jest, że kolejna grupą docelową są klienci, czyli goście hotelu. Dla kierownictwa Hotelu Amber niezwykle ważne stało się, aby w odpowiedni sposób zaprezentować działania środowiskowe hotelu. Tym zagadnieniom poświęcona jest trzecia grupa kryteriów certyfikatu Green Key – Informacja dla gości (C).

C.1. Informacja dla gości, że hotel otrzymał certyfikat Green Key
Wyróżnienie hotelu Amber certyfikatem Green Key ma dla kierownictwa hotelu kilka wymiarów. Pierwszy wymiar, to potwierdzenie działań środowiskowych hotelu, rozpowszechnienie ich wśród pracowników i gości. Kolejny wymiar, to wymiar marketingowy. Otrzymanie certyfikatu należy odpowiednio komunikować nie tylko w najbliższym otoczeniu hotelu, ale także w otoczeniu dalszym, takim jak: portale internetowe branży hotelarskiej i turystycznej być może także lokalne media. Działania te zostaną powierzone osobie odpowiedzialnej za marketing. W samym hotelu zaplanowano następujące działania informujące gości o przyznaniu certyfikatu Green Key.

• Powieszenie otrzymanego certyfikatu w recepcji hotelu,
• umieszczenie informacji na stronie internetowej hotelu,
• wydanie ulotek informujących czym jest certyfikat i jakie kryteria należy spełnić, aby go otrzymać,
• umieszczenie informacji o przyznaniu certyfikatu w folderach informacyjnych znajdujących się na biurkach w pokojach hotelowych.
• Informacje te będą także dostępne na krajowej i międzynarodowej stronie Green Key. Działania te zapewniają spełnienie kryterium dotyczącego dostarczenia informacji o przyznaniu certyfikatu Green Key.

C.2. Informacja dla gości w zakresie działań środowiskowych.
Kierownictwo Hotelu Amber w związku z przystąpieniem do certyfikatu Green Key postawiło sobie także za cel informowanie gości nie tylko o przyznaniu certyfikatu, ale także o planowanych akcjach związanych z realizacją zarządzania środowiskowego. Kierownictwo hotelu chciało w ten sposób zmobilizować przynajmniej część gości do uczestnictwa w planowanych akcjach i dzięki temu zwiększyć przywiązanie gości do Hotelu Amber. Postanowiono, że każdego ranka goście przychodzący na śniadanie będą mogli przeczytać informacje o planowanych akcjach na tablicy umieszczonej w restauracji. Ponadto kierownictwo hotelu postanowiło także rozszerzyć informacje znajdujące się w pokojach o planowane akcje środowiskowe. Podczas spotkań z pracownikami przeprowadzanych zarówno przez kierownictwo hotelu, jak i kierowników działów informacje na temat planowanych akcji będą także rozpowszechniane. Działanie to ma na celu umożliwienie udzielenia pełnej informacji na temat planowanych działań także przez personel hotelu.

C.3. Informacje dla gości na temat certyfikatu Green Key powinny być widoczne i dostępne dla gości.
Kryterium to zostało spełnione podczas realizacji działań związanych ze spełnieniem kryterium C.1. oaz

C.2. Informacje na temat certyfikatu oraz o fakcie jego przyznania widoczne będą w recepcji hotelu i w pokojach hotelowych. Dzięki temu informacje te są także łatwo dostępne dla wszystkich gości.

C.4. Pracownicy recepcji powinni udzielić pełnej informacji na temat planowanych działań środowiskowych hotelu
Kryterium to zostało spełnione przy planowaniu działań związanych z udostępnianiem gościom informacji na temat planowanych działań. Dzięki informowaniu pracowników o planowanych działaniach środowiskowych podczas spotkań pracownicy będą w stanie udzielić gościom informacje na temat planowanych działań środowiskowych.

C.5. Hotel powinien udzielić informacji gościom na temat możliwości skorzystania z transportu publicznego
Kierownictwo Hotelu Amber realizując działania środowiskowe postanowiło oddziaływać w tym zakresie także na gości. Zaplanowano, że każdy gość zamierzający zwiedzać miasto, w którym zlokalizowany jest Hotel Amber otrzyma mapkę informacyjną dotyczącą dogodnego dojazdu do atrakcyjnych miejsc z wykorzystaniem komunikacji miejskiej. Dla chętnych gości udostępniona zostanie także mapka z naniesionymi trasami rowerowymi, wypożyczalniami rowerów, najbliższymi parkami czy miejscami cennymi przyrodniczo.

C.6. W hotelu powinny być umieszczone znaki/piktogramy informujące gości o możliwości oszczędzania zasobów wody, energii elektryczne oraz energii cieplnej

Kierownictwo Hotelu Amber podjęło decyzję, że plakietki dotyczące oszczędności zasobów nie będą umieszczone w pokojach hotelowych, ale w windach hotelu. Będą to sugestywne plakaty, które w estetyczny sposób wywołają u gości refleksje na temat ograniczonej ilości zasobów, które mamy na Ziemi. Planowany efekt, który dzięki tym działaniom zamierza osiągnąć kierownictwo hotelu Amber to racjonalne korzystanie z zasobów wody i energii elektrycznej przez gości.

W opisany powyżej sposób kierownictwo Hotelu Amber zapewniło spełnienie kryteriów międzynarodowego certyfikatu Green Key w zakresie zarządzania środowiskowego, informacji dla pracowników oraz informacji dla gości. Kryteria te stały się też dla kierownictwa hotelu swego rodzaju drogowskazem pokazującym sposoby realizacji działań środowiskowych oraz metody rozpowszechniania informacji na temat podejmowanych działań wśród pracowników i gości.