Eco Event- Zielone Wydarzenia

Do hotelu Amber wypłynęło zapytanie ofertowe dotyczące zorganizowania spotkania biznesowego. Zamówienie to w swej specyfikacji zawierało zagadnienia odnoszące się do ekologii i zrównoważonego rozwoju. Warunkiem złożenia oferty było zapewnienie realizacji wydarzenia z zachowaniem aspektów zrównoważonego rozwoju. Z tego powodu było to dla pracowników hotelu zamówienie nietypowe. Po przyjęciu zamówienia przeanalizowano wagę kryteriów. W wyniku analizy okazało się, że warunki zamówienia odnoszące się do ekologii i zrównoważonego rozwoju są warunkami obligatoryjnymi do spełnienia. Kierownictwo hotelu podjęło decyzję o złożeniu w wymaganym terminie oferty, jako odpowiedź na otrzymane zapytanie. Specyfikacja warunków zamówienia podzielona została według następujących obszarów:

Obiekt (hotel, restauracja)

• Obiekt powinien posiadać korzystną lokalizację umożliwiającą dojazd publicznymi środkami transportu lub zapewnić dojazd grupowy np. ze stacji kolejowej.
  Hotel Amber zlokalizowany jest ok. 40 km od Krakowa. Kierownictwo i obsługa hotelu za standardowe uznaje rozwiązanie, iż każdy z gości dojeżdża do hotelu samochodem we własnym zakresie. Postanowiono, iż w związku z tym, że w najbliższej odległości nie ma stacji kolejowej, goście odbierani będą turami o wskazanych wcześniej godzinach z Dworca Głównego w Krakowie. Sprawny transport zapewniony zostanie poprzez uzyskanie od gości informacji dotyczących planowanego czasu przyjazdu na stację Dworzec Główny w Krakowie. Informacja ta zostanie udzielona organizatorom konferencji podczas wypełniania formularza rejestracyjnego przez gości. Zaplanowano, iż w zaproszeniu na wydarzenie zwarta zostanie informacja potwierdzająca fakt, iż środek transportu, którym goście przewiezieni zostaną do hotelu spełnia kryteria Euro 4.

• Obiekt działa w sposób odpowiedzialny za środowisko naturalne zmniejszając swój negatywny wpływ na nie.
  Hotel Amber posiada Politykę Środowiskową. Dokument ten zawiera między innymi deklarację, iż cele biznesowe oraz środowiskowe hotelu Amber są równie ważne dla jego kierownictwa. Ponadto kierownictwo hotelu rozpoczęło działania w kierunku przystąpienia do otrzymania ekocertyfikatu, który potwierdzi funkcjonowanie obiektu z uwzględnieniem zasad zrównoważonego rozwoju. Posiadanie ekocertyfikatu powoli na uzyskanie dodatkowych punktów w rozpatrywaniu ofert. Polityka środowiskowa, jako pierwszy krok, ekocertyfikat, jak krok kolejny mają doprowadzić do wdrożenia w hotelu Amber strategii społecznej odpowiedzialności ze szczególnym uwzględnieniem aspektów środowiskowych

Catering

• Posiłki powinny składać się z lokalnych, sezonowych i świeżych produktów
  Hotel Amber zaopatruje się u lokalnych producentów żywności. Postanowiono jednak rozeznać rynek lokalnych dostawców w celu zwiększenia udziału produktów lokalnych w ogólnej ilości zamawianych produktów. Rozważane jest zatrudnienie dostawcy, który będzie zaopatrywał hotel w świeże, lokalne produkty według sporządzonej listy zapotrzebowania. Kupowanie produktów u lokalnych dostawców ograniczy konieczność długich transportów żywności, co pozwala na dostarczenie świeżych produktów.
• W celu zmniejszenia ryzyka marnotrawstwa żywności należy zbadać żywieniowe preferencje gości.
  Postanowiono, iż w związku z tym wymaganiem preferencje żywieniowe gości zostaną zbadane bardziej szczegółowo, a zaproponowane w pierwszej kolejności posiłki składać się będą z produktów lokalnych. Formularz zgłoszeniowy zawierać będzie m.in. pytanie dotyczące preferencji żywnościowych gości. Działanie to ma na celu określenie udziału osób preferujących posiłki mięsne i bezmięsne. Postanowiono także, że pozostała po spotkaniu żywność przekazana zostanie do lokalnego banku żywności.
• Podawana podczas posiłków kawa i herbata powinna posiadać certyfikat Fair Trade, Rainforest Allianz, UTZ Certified. Zdiagnozowano, że niektóre gatunki herbaty serwowanej w hotelu posiadają certyfikat Rainforest Allianz. Jeden z gatunków serwowanej kawy posiada natomiast certyfikat Fair Trade. Postanowiono, że przeprowadzone zostanie wśród dostawców rozeznanie w zakresie poszerzenia oferty certyfikowanej kawy i herbaty. Zwrócono przy tej okazji uwagę na zagadnienie sprawiedliwego handlu oraz źródeł pochodzenia produktów żywnościowych.d. Żywność i napoje zamówione zostaną w zbiorczych opakowaniach z uwzględnieniem możliwości ich zwrotu do ponownego wykorzystania. W celu spełnienia tego kryterium postanowiono zweryfikować dostawców pod kątem sposobu dostarczania produktów żywnościowych. Do tej pory nie zwracano uwagi na ten aspekt. Preferowanie dostawców, którzy dostarczają produkty w opakowaniach zbiorczych lub zmiana nawyków dotychczasowych dostawców oprócz spełnienia kryterium zamówienia znacznie zmniejszy odpowiedzialność hotelu za powstałe odpady. Z powodu braku miejsca oraz wysokości opłat za oddawane odpady hotel borykał się z problemem opakowań kartonowych, plastikowych i szklanych, które pozostawiane były przez dostawców. Wykorzystywanie zwrotne opakowań zbiorczych ograniczy ilość powstałych odpadów. Może także przyczynić się do zmniejszenia kosztów zakupów produktów.
• Rezygnacja ze sztućców, naczyń i obrusów jednorazowego użytku. Z kilku powodów, w tym także estetycznych w hotelu nie stosowano sztućców, naczyń i obrusów jednorazowego użytku. Jednorazowe sztućce, naczynia i obrusy po zakończeniu wydarzenia stanowią problem w aspekcie generowanych odpadów plastikowych. Kryterium to uświadomiło zarządowi hotelu fakt, że oprócz praktycznego podejścia jest to także aspekt ekologiczny, który można komunikować na zewnątrz. Postanowiono, iż sztućce jednorazowe będą używane tylko w nadzwyczajnych okolicznościach np. podczas imprez plenerowych, gdzie korzystanie ze sztućców i zastawy hotelowej nie byłoby możliwe.

Przygotowanie i organizacja wydarzenia

• Promocja zrównoważonego wydarzenia wśród uczestników
  Kierownictwo hotelu po przeanalizowaniu dotychczasowych warunków zamówienia dotyczących organizacji zrównoważonego (zielonego) wydarzenia stwierdziło, że szereg działań określonych w kryteriach, jako działania w kierunku zrównoważonego rozwoju ma już zastosowanie w hotelu. Nigdy jednak nie były one komunikowane gościom i interesariuszom, jako działania zrównoważone lub ekologiczne. Postanowiono, że w celach marketingowych działania takie będą wykorzystywane do pozycjonowania hotelu, jako miejsca przyjaznego dla środowiska naturalnego. Wykorzystane zostaną w ten sposób prowadzone już działania w celu wzmocnienia wizerunku hotelu. Dotyczyć to będzie także organizacji wydarzeń, jako eventów „zielonych” lub „zrównoważonych”.
• Podczas przygotowywania wydarzenia minimalizowane będzie zużycie zasobów, w tym między innymi zasobów papieru. W celu spełnienia kryterium postanowiono, że formularz zgłoszeniowy na konferencję udostępniony zostanie w wersji elektronicznej. Wersja papierowa nie będzie wymagana. Przeanalizowano listę planowanych do zaproszenia gości. Postanowiono, że kilkoro z nich, w drodze wyjątku, otrzyma zaproszenie listowne. Zaproszenia te będą jednak sporządzone na papierze ekologicznym odpowiednio oznakowanym w tym zakresie. Zaplanowano także, że program konferencji nie będzie rozdawany każdemu uczestnikowi z osobna. Program konferencji będzie wizualizowany w postaci kilku plakatów umieszczonych w najbardziej widocznych miejscach. Materiały szkoleniowe udostępnione będą uczestnikom także w wersji elektronicznej. Każdy z uczestników będzie mógł wydrukować materiały w miarę swoich potrzeb. Udostępniony zostanie także punkt druku przed konferencją. Zauważono, że większość uczestników konferencji korzysta podczas tego rodzaju wydarzeń z komputerów lub tabletów. Założono, że materiały konferencyjne mogą być wykorzystywane przez uczestników w wersji elektronicznej. Materiały te zostaną wydrukowane tylko dla części uczestników, w razie takiej konieczności.
• Identyfikatory i gadżety. Założono, że identyfikatory będą sporządzone w postaci samoprzylepnych etykiet umieszczonych w oprawie identyfikatora. Uczestnicy konferencji będą mogli wybrać formę noszenia identyfikatora. Zaplanowano, że po zakończeniu konferencji puste identyfikatory zostaną zebrane od uczestników, aby mogły posłużyć dla organizacji kolejnego wydarzenia. Zwrócono także uwagę na częsty problem rozdawania mało praktycznych gadżetów. Zaplanowano, ze do formularza zgłoszenia na konferencję dodane zostanie pytanie dotyczące wyboru gadżetu, którym dany uczestnik byłby zainteresowany. W ten sposób zapewnione zostaną gadżety praktyczne, faktycznie oczekiwane przez uczestników. Postanowiono także, że rozeznane zostaną możliwości zaopatrzenia konferencji w gadżety dostarczone przez podmioty ekonomii społecznej. W ten sposób zrealizowany zostanie aspekt społecznej odpowiedzialności hotelu.
• Odpady. Uczestnicy konferencji będą mieli możliwość segregacji odpadów na trzy podstawowe frakcje: plastik, szkło, papier. Odbiór odpadów zapewniony zostanie przez wyspecjalizowaną w tym zakresie firmę, z którą podpisana została umowa w tym zakresie.

Neutralizacja śladu klimatycznego
Kolejnym kryterium organizacji Zielonego Wydarzenia było zredukowanie wyprodukowanej w czasie konferencji ilości dwutlenku węgla. W tym celu konieczne było oszacowanie ilości emisji CO2 do atmosfery. Skorzystano w tym celu z jednego z darmowych urządzeń – kalkulatora CO2 dostępnego w Internecie. Dzięki wpisaniu odpowiednich danych dotyczących ilości uczestników, pokonanej odległości oraz wykorzystywanych środków transportu oszacowano ilość emisji CO2 do atmosfery. W celu neutralizacji wyprodukowanej w czasie konferencji ilości CO2 zaplanowano sadzenie drzew. Zaplanowano, że do udziału w tej akcji zaproszeni zostaną uczniowie miejscowej szkoły podstawowej. Zaproszona zostanie także reprezentacja miejscowego nadleśnictwa w celu zapewnienia zakupu odpowiednich gatunków sadzonek oraz odpowiedniej ich ilości. Zaplanowano także, że nadleśnictwo wskaże optymalne miejsce do zasadzenia sadzonek. Wydarzenie to będzie miało także charakter integracyjny oraz edukacyjny dla pracowników hotelu, a także uczestniczących w nim dzieci ze szkoły podstawowej.

„Głównym założeniem zrównoważonych spotkań jest zminimalizowanie wpływu spotkania na środowisko na każdym etapie jego realizacji. Celem natomiast jest uświadomienie uczestnikom spotkania, że pozytywne rezultaty można uzyskać niewielkim nakładem kosztów oraz efektywniejszym zarządzaniem zasobami/materiałami. W rezultacie przynosi to nie tylko oszczędności finansowe, ale przede wszystkim buduje pozytywny wizerunek organizatora i tym samym zwiększa jego konkurencyjność na rynku.” – Warsaw Convention Bureau.