Czy to z powodów prestiżowych, czy ekonomicznych, coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw dąży do bycia bardziej niż do tej pory przyjaznym środowisku naturalnemu. Marketing jest istotnym składnikiem powodzenia przedsiębiorstwa, a uwypuklenie proekologicznych rozwiązań, jakie stosuje firma jest doskonałą reklamą. Jednak nie mniej istotnym argumentem za byciem „pro – eko” jest ekonomia – to się po prostu opłaca.
Wymagania naszej gospodarki, konsumentów, czy klientów, jeśli chodzi o troskę o naturalne środowisko są coraz wyższe. Ekologia świetnie wpisuje się również w inny bieżący trend rynkowy, mianowicie promowanie nowoczesnych technologii. Dodajmy do tej mieszanki rosnące wymagania prawne narzucane przedsiębiorcom przez Unię Europejską i okaże się, że współczesna firma, jeśli chce się rozwijać i być dobrze postrzegana na rynku musi dbać o środowisko. Prawidłowość tę dawno zrozumiały wielkie, międzynarodowe koncerny dziś przychodzi również czas na mniejszych uczestników rynku.
Każdego dnia, w każdym biurze na świecie zużywa się tony papieru. Być może nie drukujemy już bezrefleksyjnie każdego prospektu, każdej reklamy, czy każdej fazy rodzącego się pomysłu, jednak większość biur pracuje na dokumentach, a ich wydrukowanie często okazuje się koniecznością. Co w takim razie robić, aby oszczędzać papier? Przede wszystkim w pracownikach należy obudzić świadomość – każdy z nas zastanowi się trzy razy, zanim wydrukuje choć pięć stron na drukarce domowej, podczas gdy eksploatowanie zasobów firmy przychodzi nam nieporównanie szybciej i łatwiej. Należałoby brać przykład z największych i wzorem choćby IBM wprowadzić w firmie, jeśli nie całkowity, to dotyczący plików o mniejszej wadze, czy podlegających częstym zmianom, czy poprawkom – elektroniczny obieg dokumentów.
System ten ma liczne zalety – usprawnia pracę, porządkuje przepływ dokumentów i ich kolejność, oszczędza czas i pieniądze. Używając plików elektronicznych nie marnujemy czasu, energii ani zasobów na kopiowanie dokumentu w odpowiedniej ilości, nie wstrzymujemy pracy nad projektem gdy jeden z zaangażowanych w niego pracowników jest nieobecny, nie marnujemy powierzchni na archiwa ani – ponownie – czasu na odnajdywanie w nich odpowiednich dokumentów. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów upraszczamy i usprawniamy również komunikację między pracownikami, a także komunikację w strukturze pionowej firmy.
Oszczędność na papierze wiąże się również z innymi ekologicznymi profitami dla firmy. Skoro drukujemy mniejszą ilość dokumentów, zużywamy mniej energii elektrycznej, mniejsze ilości farb drukarskich, czy też tonerów, mniej eksploatujemy sprzęt biurowy, a także mniej nas kosztuje segregacja i wywóz śmieci.
We wprowadzeniu w przedsiębiorstwie takiego systemu można dostrzec w zasadzie tylko dwie drobne wady – należy poświęcić czas na wdrożenie samego systemu, jak i pracowników oraz – prawdopodobnie, dla lepszego efektu – trzeba by wyposażyć pracowników w bardziej mobilne urządzenia umożliwiające dostęp do wspólnej bazy danych. Jednak zyski, zarówno wizerunkowe, jak i w postaci nie utraconych przychodów z całą pewnością w stosunkowo krótkim czasie zrekompensuje te nakłady.
